Apskaitos dokumentų skaitmeninimas ir elektroninis archyvas: ar reikia saugoti popierių?

Trumpas atsakymas: nereikia, jei popierinis dokumentas suskaitmenintas nustatyta tvarka arba dokumentas nuo pradžių buvo elektroninis. Popierinius dokumentus, išskyrus nuolat saugomus, galima išsaugoti elektronine forma ir originalus sunaikinti, jei laikomasi Popierinių dokumentų atrankos ir išsaugojimo elektronine forma tvarkos aprašo (toliau — Tvarkos aprašas). Elektroniniu būdu gautas dokumentas — PDF el. paštu, XML e. sąskaita, el. parašu pasirašytas failas — jau yra originalas, todėl saugomas pats failas, o ne jo spaudinys.

Dažna klaida — originalu laikyti tą formą, kurią patogiau saugoti: popierinę sąskaitą nuskenuoti ir išmesti be jokios tvarkos, o el. paštu gautą PDF atsispausdinti ir įsegti į segtuvą. Pirmuoju atveju lieka tik kopija, kurios tikrumo niekas nepatvirtino. Antruoju lieka spaudinys, o originalas — failas — guli el. pašto dėžutėje, kol kas nors jo neištrina.

Kas leidžia nesaugoti popierinio originalo

Dokumentų ir archyvų įstatymo 12 straipsnio 3 dalis nuo 2020 m. sausio 1 d. leidžia viešojo sektoriaus subjektams, nevalstybinėms organizacijoms ir privatiems juridiniams asmenims popierinius veiklos dokumentus, „išskyrus nuolat saugomus dokumentus“, išsaugoti elektronine forma nesaugant popierinio dokumento, „jeigu yra užtikrinamas popierinio dokumento skaitmeninio vaizdo tikrumas“. Nuostata taikoma ir anksčiau sukurtiems dokumentams, o tvarką nustato Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2019 m. gruodžio 18 d. įsakymu Nr. VE-73 patvirtintas Tvarkos aprašas. Apskaitos dokumentams tai taikoma tiesiogiai: pagal Finansinės apskaitos įstatymo 10 straipsnio 1 dalį jie saugomi vadovo nustatyta tvarka „vadovaujantis Dokumentų ir archyvų įstatymu“. Individualią veiklą vykdančių gyventojų nei 12 straipsnio 3 dalis, nei Tvarkos aprašas neįvardija.

PVM sąskaitoms faktūroms kliūties irgi nebėra. Iki 2020 m. pabaigos PVM įstatymo 78 straipsnio 7 dalis reikalavo dokumentus saugoti „tokios formos (rašytinės ar elektroninės), kokios jie buvo išsiųsti ar pateikti“. Nuo 2021 m. sausio 1 d. šio reikalavimo nebėra, o įstatymas numato, kad kartu su sąskaitomis, kurios yra elektroninės arba „saugomos elektronine forma“, saugomi ir duomenys, užtikrinantys jų kilmės autentiškumą ir turinio vientisumą. VMI atmintinėje tai pasakyta aiškiai:

„Popierinės PVM sąskaitos faktūros gali būti saugomos „popieriniu“ formatu arba jos gali būti skaitmeninamos (pvz., skenuojamos, konvertuojant jas į elektroninius dokumentus ir pan.) ir saugomos tik elektroniniu formatu.“

Atmintinė aiškina tik PVM įstatymą: juridiniam asmeniui, kad popierinį originalą būtų galima sunaikinti, skaitmeninti vis tiek reikia pagal Tvarkos aprašą. Atmintinės pradžioje pažymėta, kad dalis jos informacijos nuo 2025 m. gegužės 1 d. neaktuali, tačiau šis atsakymas atitinka galiojančią 78 straipsnio 7 dalį.

VMI PVM įstatymo komentaras šio pakeitimo neatspindėjo: jo dalyje, pažymėtoje „Taikomas iki 2025-12-31“, tebėra rašoma, kad sąskaitos saugomos tokios formos, kokios buvo išsiųstos ar gautos, nors įstatyme šio reikalavimo nėra nuo 2021 m. Nuo 2026 m. sausio 1 d. galiojančiai 78 straipsnio 7 daliai komentaras dar rengiamas.

Kaip suskaitmeninti pagal Tvarkos aprašą

Tvarkos aprašas taikomas trumpai ir ilgai saugomiems popieriniams dokumentams (1 punktas). Eiga:

1. Atranka ir išvada. Dokumentai vertinami pagal 3 punkto kriterijus, be kita ko: ar audito ir priežiūros institucijos gali pareikalauti popierinių originalų, ar jų reikia sutartiniams ar kitiems teisėtiems įsipareigojimams pagrįsti, ar pavyks užtikrinti skaitmeninio vaizdo tikrumą, kiek tai kainuos ir kiek pareikalaus laiko bei darbo. Vadovo paskirtas asmuo parengia atrankos išvadą (4 punktas).
2. Vadovo sprendimas. Įforminamas vadovo įsakymu ar kitu jo tvirtinamu dokumentu (aktu, sąrašu), kuriame nurodomos bylos, jų chronologinės ribos, saugojimo terminas ir apimtis, arba dokumentacijos plano pastabų skiltyje (5 ir 6 punktai). Vadovas nustato skaitmeninimo ir saugojimo priemones ir paskiria atsakingus asmenis (8 punktas).
3. Skaitmeninimas. JPG arba TIFF, PDF formatu, ne mažesne kaip 300 dpi raiška ir 24 bitų spalviniu gyliu; šie reikalavimai taikomi neglaudintoms rinkmenoms (9 punktas). Turinys turi būti atpažįstamas ir perskaitomas, parašas aiškiai matomas, vaizdas tapatus popieriniam dokumentui (10 punktas).
4. Metaduomenys. Atskiram dokumentui — pagrindiniai jo metaduomenys, bylos indeksas ir saugojimo terminas; bylai — sudarytojo pavadinimas, antraštė, indeksas, chronologinės ribos ir saugojimo terminas (11 punktas).
5. Saugojimas. ADOC-V1.0 pakuotėje arba dokumentų valdymo ar kitoje informacinėje sistemoje, kuri valdo ir bylos metaduomenis (12 punktas).
6. Parašas arba spaudas. Vaizdo tikrumą ir vientisumą užtikrina dokumentą suskaitmeninusio ar kito atsakingo asmens elektroninis parašas arba elektroninis spaudas (13 punktas). Parašo rūšis nenurodyta; kvalifikuoto kopijos tikrumo paskirties parašo reikia tik ADOC pakuotei.

Privačiai įmonei derinti sprendimo su valstybės archyvu ir pranešti jam apie naikinimą nereikia: 7 ir 15 punktai skirti tik valstybės ir savivaldybių institucijoms, įstaigoms ir įmonėms bei valstybės įgaliotiems asmenims. Perduodant tokius dokumentus kitiems elektroniniu būdu, kartu perduodami ir jų vientisumo užtikrinimo duomenys (20 punktas).

Kada originalą galima sunaikinti: šešių mėnesių laukti nebereikia

Pirminė 14 punkto redakcija leido originalus naikinti „ne anksčiau, kaip praėjus 6 mėnesių laikotarpiui“ po visų su jais susijusių veiksmų. Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2025 m. balandžio 28 d. įsakymu Nr. VE-13 šis terminas panaikintas; nuo 2025 m. balandžio 29 d. 14 punktas išdėstytas taip:

„Popierinių dokumentų originalai gali būti naikinami po visų su jais susijusių procesų ir užduočių (veiksmų) užbaigimo ir tik atlikus šio Tvarkos aprašo 9–13 punktuose numatytas procedūras. Šiuo atveju naikinimo aktas nesudaromas.“

Šešių mėnesių terminą iki šiol mini net Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos ir Lietuvos centrinio valstybės archyvo DUK. Tuo pačiu įsakymu skaitmeninimo formatai ir kokybės parametrai tapo privalomi (anksčiau jie buvo tik rekomenduojami), leista naudoti elektroninį spaudą, o iš privalomų metaduomenų išbraukta informacija apie dokumentą suskaitmeninusį asmenį.

Kas lieka popieriuje

• Nuolat saugomi dokumentai. Išimtis įtvirtinta pačiame įstatyme. Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklėje nuolatinio saugojimo termino nėra: kurie konkretūs dokumentai saugomi nuolat, sprendžia Lietuvos vyriausiasis archyvaras ar jo įgalioti valstybės archyvai (Dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 4 dalis).
• Dokumentai, kurių originalo gali prireikti. Atrankos metu (3 punktas) popieriuje paliekama tai, ką pagal sutartį, kitas teisėtas prievoles ar priežiūros institucijų reikalavimus gali tekti pateikti originalu.
• Dokumentai, nuskenuoti nesilaikant Tvarkos aprašo. Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba pabrėžia, kad kaip veiklos dokumentai gali būti valdomi tik pagal Tvarkos aprašo reikalavimus parengti skaitmeniniai vaizdai. Nuskenuota kopija originalo nepakeičia: popierinį dokumentą reikia saugoti, kol jis bus suskaitmenintas pagal Tvarkos aprašą, arba visą saugojimo terminą.

Elektroninis dokumentas: originalas yra failas

Tvarkos aprašas elektroniniams dokumentams netaikomas — jis skirtas popieriniams. PVM įstatymo 79 straipsnio 11 dalis elektronine laiko sąskaitą, kuri „išrašyta ir gauta elektroniniu formatu“. Pasak VMI komentaro, formatas nesvarbus: nuskenuota ir el. paštu išsiųsta popierinė sąskaita taip pat laikoma elektronine, o atspausdinta ir perduota popieriuje — ne. Išankstinį pirkėjo sutikimą, kurio reikia elektroninei sąskaitai, pasak to paties komentaro, galima išreikšti ir veiksmais: priimant prekes ar paslaugas, už jas sumokant, įtraukiant į apskaitą.

PVM sąskaitos faktūros saugomos 10 metų nuo išrašymo dienos, visą tą laiką išlaikant jų kilmės autentiškumą, turinio vientisumą ir įskaitomumą (PVM įstatymo 78 straipsnio 7 dalis). VMI atmintinėje nurodyta, kad elektroninės sąskaitos saugomos elektronine forma ir jų spausdinti nereikia.

Parašo nėra tarp privalomų PVM sąskaitos faktūros rekvizitų (PVM įstatymo 80 straipsnio 1 dalis), o VMI atmintinėje pabrėžiama, kad PVM sąskaitų faktūrų pasirašyti neprivaloma. Jo nėra ir tarp Finansinės apskaitos įstatymo 7 straipsnio 1 ir 2 dalyse nurodytos privalomos informacijos; parašo reikia grynųjų pinigų operacijų dokumentams, išskyrus 7 straipsnio 3 dalyje numatytas išimtis. Kilmės autentiškumą galima užtikrinti ir verslo kontrolės priemonėmis, kurios leidžia patikimai susieti sąskaitą su įvykusiu tiekimu (PVM įstatymo 79 straipsnio 11 dalis). VMI komentaro pavyzdyje pirkėjas sąskaitą tikrina su patvirtintu pirkimo užsakymu, pristatymo pranešimu ir pranešimu apie apmokėjimą.

Kaip saugoti skirtingus failus:

• PDF el. paštu. Saugomas gautas failas, jo nekeičiant. Verta išsaugoti ir laišką: siuntėjas ir gavimo data padeda įrodyti sąskaitos kilmę, o Dokumentų ir archyvų įstatymas reikalauja kartu su elektroniniais dokumentais saugoti ir kontekstinę informaciją (12 straipsnio 1 dalies 4 punktas).
• XML e. sąskaita. Originalas yra gautas XML failas, o iš jo sugeneruotas PDF — tik vaizdas. Finansinės apskaitos įstatymo 6 straipsnio 3 dalis elektroniniu apskaitos dokumentu laiko tokį, kuris parengtas, perduotas ir gautas automatiniu ir elektroniniu būdu apdorojamu formatu; PVM įstatymo elektroninės sąskaitos sąvoka platesnė. VMI komentaras leidžia gautos sąskaitos formatą pakeisti, tačiau PVM įstatymo 78 straipsnio 7 dalis reikalauja kartu saugoti kilmės autentiškumą ir turinio vientisumą užtikrinančius duomenis, todėl paprasčiausia saugoti gautą XML nepakeistą. Jei dokumentas pateiktas į „E. sąskaitą“ arba parengtas pagal Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standartą ir pateiktas į sistemą, kurios valdytojas užtikrina jo saugojimą pagal Dokumentų ir archyvų bei PVM įstatymus, prieigą ir pateikimą institucijoms, jis laikomas saugomu įmonės. Tada įmonei pakanka kartu su kitais laikotarpio apskaitos dokumentais saugoti tokių dokumentų sąrašą (Finansinės apskaitos įstatymo 10 straipsnio 2 dalis).
• Dokumentas su el. parašu (ADOC, ASiC ar pasirašytas PDF, PAdES). Saugomas visas failas su parašu, o ne iš jo ištrauktas turinys. Parašą verta patikrinti gavus ir išsaugoti patikros rezultatą, nes pasirašiusiojo sertifikatas gali baigti galioti ar būti atšauktas anksčiau, nei baigsis saugojimo terminas. Kvalifikuoto parašo patikimumą ir pasibaigus technologinio galiojimo laikotarpiui gali užtikrinti kvalifikuotų elektroninių parašų kvalifikuota ilgalaikės apsaugos paslauga (Reglamento (ES) Nr. 910/2014, toliau — eIDAS reglamentas, 34 straipsnis).

Kada popieriaus reikia, o kada ne

Kiek laiko saugoti

Terminas nuo formos nepriklauso: suskaitmeninti dokumentai turi būti išsaugoti visą teisės aktuose nustatytą laiką (Tvarkos aprašo 18 punktas), o elektroniniai dokumentai visą saugojimo laiką turi išlikti autentiški, patikimi ir prieinami (Dokumentų ir archyvų įstatymo 12 straipsnio 1 dalies 4 punktas). PVM sąskaitos faktūros saugomos 10 metų nuo išrašymo dienos. Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklė (iki 2024 m. spalio 1 d. — Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė) nustato minimalius terminus: ūkinę operaciją patvirtinantiems apskaitos dokumentams ir finansinės apskaitos registrams — 10 metų (3.15 ir 3.19 punktai), darbo užmokesčio apskaičiavimo dokumentams — 50 metų, bet tik vienam iš įmonėje sudaromų, kiti saugomi 10 metų (3.20 punktas).

Kaip įrodyti, kad failas nepakeistas

Užtikrinti, kad dokumentai išliktų autentiški ir nepakeisti, privaloma (Dokumentų ir archyvų įstatymo 12 straipsnio 1 dalies 4 punktas, PVM įstatymo 78 straipsnio 7 dalis), o skaitmeniniams vaizdams Tvarkos aprašas nurodo ir būdą — parašą ar spaudą. Toliau išvardytos eIDAS reglamento priemonės neprivalomos, tačiau jų įrodomoji galia skiriasi:

• Kvalifikuota elektroninė laiko žyma — taikoma joje nurodytos datos ir laiko tikslumo bei su jais susietų duomenų vientisumo prezumpcija (41 straipsnio 2 dalis).
• Kvalifikuota elektroninio archyvavimo paslauga — ja išsaugotiems duomenims, kol jie saugomi naudojantis šia paslauga, taikoma vientisumo ir kilmės prezumpcija (45i straipsnio 2 dalis).
• Nekvalifikuota laiko žyma, archyvavimo paslauga ar įrašas elektroniniame registre, pavyzdžiui, blokų grandinėje — negalima atsisakyti pripažinti jų teisinės galios ir tinkamumo naudoti kaip įrodymą teismo procese vien dėl to, kad jie elektroniniai ar nekvalifikuoti (41, 45i ir 45k straipsnių 1 dalys). Tačiau prezumpcijos jie nesukuria, tad tikrumą tektų įrodinėti.