Pirkimo sąskaitos

Pirkimo sąskaitos faktūros yra iš tiekėjų gauti dokumentai, kurie pajamos kaip įmonės sąnaudos arba atsargos.

Pasiekimas

Atidarykite Sąskaitos → Pirkimo (sąraše kairėje).

Naujos sąskaitos sukūrimas

Paspauskite „Nauja sąskaita" (arba Ctrl+N).

Pildomi laukai:

• Tiekėjas (partneris) — pasirinkimas iš partnerių katalogo. Privalomas patvirtinant.
• Tiekėjo SF nr. — kaip nurodyta tiekėjo dokumente. Privalomas patvirtinant.
• Reg. nr. — vidinis sistemos numeris (PF-YYYY-NNNNN), suteikiamas automatiškai jau išsaugant juodraštį. Naudojamas vidiniams žurnalams ir paieškai.
• Operacijos šablonas — siūlomas automatiškai pagal partnerio režimą. Privalomas patvirtinant.
• Data — sąskaitos data iš dokumento (numatytasis — šiandien).
• Apmokėjimo terminas — apmokėjimo data (pasirenkama).

Eilutės:

• Prekė ar paslauga — iš katalogo arba laisvas tekstas.
• Kiekis, vieneto kaina.
• PVM kodas — automatiškai siūlomas pagal partnerio režimą.
• Apskaitos sąskaita — sąnaudų arba atsargų sąskaita.

Viena pirkimo sąskaita gali turėti ir atvirkštinio, ir įprasto PVM eilučių: pavyzdžiui, telefonas, kuriam taikomas atvirkštinis apmokestinimas pagal PVMĮ 96 str., ir prie jo pirktas dėklas su 21 % PVM. Kiekvienai eilutei pasirinkite jai tinkamą PVM kodą (telefonui — atvirkštinio PVM šalies viduje, dėklui — standartinį 21 %), o operacijos šabloną palikite pagal tiekėją. Tokia sąskaita išsaugoma ir patvirtinama kaip vienas dokumentas: įprastų eilučių PVM įtraukiamas į mokėtiną tiekėjui sumą, o atvirkštinio PVM — ne, jį apskaičiuojate patys. PVM suvestinės apačioje rodomas tiekėjo priskaičiuotas PVM, o po juo — atvirkštinis PVM. Pardavimo sąskaitoje tokių eilučių maišyti negalima.

Patvirtinimas (Post)

Iki patvirtinimo sąskaita yra juodraščio būsenoje — duomenis galima keisti, dokumentas dar nepatenka į apskaitos likučius.

Paspaudus „Patvirtinti" (F9):

1. Sukuriamas atitinkamas žurnalo įrašas (debetas: sąnaudų / atsargų; kreditas: mokėtinos sumos).
2. Atskira eilutė įrašoma PVM įvedimui (jei taikoma).
3. Atnaujinami partnerio balansai ataskaitose (žr. Ataskaitos → Partnerių likučiai).
4. Sąskaitos būsena keičiama į Patvirtinta.

Patvirtinimo atšaukimas

Klaidingai patvirtintą sąskaitą galima grąžinti į juodraštį — paspauskite „Atšaukti patvirtinimą". Atitinkamas žurnalo įrašas anuliuojamas (sukuriamas atvirkščias įrašas, kad istorinė informacija liktų).

Pastaboms ir mokėjimo terminui pakeisti patvirtinimo atšaukti nereikia: šie du laukai patvirtintoje sąskaitoje lieka redaguojami. Žr. Apskaita → Pardavimo sąskaitos, „Pastabos ir mokėjimo terminas po patvirtinimo".

Apmokėjimas

Sąskaitos apmokėjimo būsena — Neapmokėta, Dalinai arba Apmokėta — rankiniu būdu nepildoma: sistema ją apskaičiuoja pagal su sąskaita susietus banko mokėjimus ir su ja užskaitytas kreditines sąskaitas. Būsena matoma sąskaitų sąraše, o atidarius sąskaitą (ne juodraštį) — jos antraštėje, šalia dokumento būsenos; užvedus ant jos pelę, parodoma, kiek apmokėta ir kiek liko.

Kasos orderis su sąskaita nesusiejamas, todėl jos būsenos nekeičia. Grynaisiais apmokėtą sąskaitą pažymėkite apmokėta be mokėjimo (žr. toliau).

Skirtukas „Apmokėjimai"

Kiekvienos sąskaitos, išskyrus juodraštį, lange yra skirtukas „Apmokėjimai". Viršuje rodoma sąskaitos suma, kiek apmokėta ir kiek liko apmokėti.

Jei įmonė naudoja banko modulį, žemiau matomi su sąskaita susieti banko mokėjimai, o skiltyje „Susieti mokėjimą" galima priskirti dar vieną. Jei kuris nors to paties partnerio mokėjimas atitinka sąskaitą, sistema jį pasiūlo iš karto; jungikliu „Visų partnerių mokėjimai" galima ieškoti ir kitų partnerių mokėjimų. Mokėjimas atsiejamas mygtuku „Atsieti" (✕) jo eilutėje. Patvirtinto mokėjimo žurnalo įrašas, jei reikia, po susiejimo ar atsiejimo perregistruojamas iš karto.

Be banko modulio (planas be banko funkcijų arba verslo liudijimas) skirtuke rodomos tik sąskaitos sumos ir toliau aprašyta žyma.

Apmokėta be mokėjimo

Sąskaitą, kuri apmokėta ne per banką arba uždaryta kitaip — tarpusavio užskaita, grynaisiais pinigais, kreditine sąskaita, nurašymu, — galima pažymėti apmokėta be banko mokėjimo:

1. Atidarykite sąskaitą ir skirtuką „Apmokėjimai".
2. Paspauskite „Pažymėti apmokėta be mokėjimo".
3. Lauke „Pagrindas" nurodykite, kodėl sąskaita laikoma apmokėta, pvz., „Užskaita su SF-00099 iš pradinių likučių". Pagrindas privalomas.
4. Paspauskite „Pažymėti apmokėta".

Sąskaita tampa Apmokėta, o skirtuke rodoma žyma su pagrindu, kas ir kada ją pažymėjo. Tas pats pagrindas parodomas užvedus pelę ant apmokėjimo būsenos sąskaitos antraštėje.

Žyma siūloma patvirtintai sąskaitai, kuri dar nėra apmokėta, ir dalinai apmokėtai — tada žyma teigia, kad likusi suma apmokėta kitu būdu. Taip pat pažymima kreditinė sąskaita, kurios tikslinama sąskaita yra tik pradiniuose likučiuose ir JARS jos nėra: pagrindu nurodykite užskaitą.

Svarbu: žyma keičia tik apmokėjimo būseną — žurnale nieko neįrašoma. Pati operacija (grynųjų pinigų mokėjimas, užskaita, nurašymas) registruojama atskirai: kasos orderiu, kreditine sąskaita ar žurnalo įrašu.

Mygtukas „Atšaukti žymą" žymą panaikina, ir apmokėjimo būsena vėl skaičiuojama pagal susietus banko mokėjimus. Pagrindas lieka skirtuke „Istorija". Stebėtojo (VIEWER) rolės naudotojas žymą ir jos pagrindą mato, bet nei pažymėti, nei atšaukti negali.

Kreditinės sąskaitos užskaita ir grąžinimas

Kreditinės sąskaitos suma neigiama, todėl skirtuke „Apmokėjimai" jos sumos rodomos su minuso ženklu — „Užskaityta ar grąžinta", „Liko užskaityti ar grąžinti", kiekvieno mokėjimo ir užskaitos dalis („Šiai sąskaitai", „Užskaityta") ir jų „Iš viso", taip pat susiejama suma, — o būsena yra Neužskaityta, Dalinai arba Užskaityta. Paties mokėjimo suma rodoma taip pat kaip skiltyje „Bankas": gauti pinigai teigiami, išmokėti — neigiami. Kreditinė sąskaita uždaroma dviem būdais.

Užskaita su sąskaita. Patvirtinta kreditinė sąskaita iš karto užskaitoma su patvirtintomis sąskaitomis, kurias ji tikslina ir kurios lauke „Tikslinamos sąskaitos" susietos su JARS sąskaita: kiekviena — iki jos neapmokėto likučio, ta tvarka, kuria nurodytos. Jei tikslinama sąskaita patvirtinama vėliau, užskaita atliekama ją patvirtinus. Skirtuke „Apmokėjimai" skiltis „Užskaityta su sąskaitomis" (sąskaitoje — „Užskaitytos kreditinės sąskaitos") rodo, kas su kuo užskaityta. Užskaitą galima panaikinti mygtuku ✕ jos eilutėje, o kreditinę sąskaitą — užskaityti su bet kuria kita to paties partnerio ir tipo patvirtinta sąskaita, kuriai dar liko apmokėti (arba atvirkščiai — sąskaitoje pasirinkti kreditinę sąskaitą). Užskaita žurnale nieko neįrašo: abu dokumentai jau įtraukti į partnerio atsiskaitymų sąskaitą.

Grąžinimas pinigais. Grąžinimas — tai banko mokėjimas priešinga kryptimi nei sąskaitos apmokėjimas: tiekėjas grąžina pinigus už pirkimo kreditinę sąskaitą (gauti pinigai), o pirkėjui grąžinama už pardavimo kreditinę sąskaitą (išmokėti pinigai). Mokėjimą susiekite kreditinės sąskaitos skirtuke „Apmokėjimai" arba skiltyje „Bankas" (žr. Apskaita → Bankas, „Mokėjimo paskirstymas"). Grąžinimų sistema pati nesusieja.

Atšaukus kreditinės sąskaitos ar jos tikslinamos sąskaitos patvirtinimą, jų užskaita panaikinama ir abiejų būsena perskaičiuojama. Vėl patvirtinus kreditinę sąskaitą, užskaitos su susietomis sąskaitomis atliekamos iš naujo, o rankiniu būdu atliktos užskaitos su kitomis sąskaitomis — ne.

Kreditinės ir debetinės sąskaitos

Tiekėjo kreditinė PVM sąskaita faktūra (grąžintos prekės, nuolaida, klaida) ir debetinė įvedamos kaip nauja pirkimo sąskaita, kurioje nurodoma tikslinama sąskaita. Greičiausia ją sukurti iš patvirtintos sąskaitos: „Tikslinti" → „Kreditinė" arba „Debetinė". Atsidaro juodraštis su tiekėju, operacijos šablonu, valiuta ir kursu, susietas su sąskaita; kreditinėje — visos eilutės su neigiamu kiekiu ir sumomis. Įrašykite tiekėjo dokumento numerį (Tiekėjo SF nr.), pataisykite eilutes pagal tiekėjo dokumentą ir patvirtinkite. Patvirtinta kreditinė iš karto užskaitoma su tikslinama sąskaita (žr. „Kreditinės sąskaitos užskaita ir grąžinimas" aukščiau). Kaip veikia abu dokumentai, aprašyta Apskaita → Pardavimo sąskaitos, „Kreditinės ir debetinės sąskaitos".

Kreditinė, importuota iš PDF, sukuriama kaip įprasta sąskaita su neigiamomis sumomis: juodraštyje pasirinkite Dokumento rūšis „Kreditinė" ir skiltyje Tikslinamos sąskaitos nurodykite tikslinamą sąskaitą.

Neigiamo kiekio eilutė pirkimo sąskaitoje grąžina prekes tiekėjui: įmonėje, kuri veda detaliąją atsargų apskaitą, jos nurašomos iš sandėlio ta savikaina, kuria buvo pajamuotos. Žr. Atsargos → Sandėlio nurodymas sąskaitoje, „Grąžinamos prekės".

PDF importas

Atskirų pirkimo sąskaitų galima importuoti iš PDF failų. Sąrašo viršuje paspauskite „Importuoti PDF", pasirinkite vieną ar kelis PDF failus — sistema iš jų automatiškai išskaičiuoja:

• Tiekėjo duomenis (pavadinimas, kodas, PVM kodas) ir suderina su partnerių katalogu.
• Sąskaitos numerį, datą, apmokėjimo terminą.
• Eilutes (prekė/paslauga, kiekis, kaina, PVM).

Importo vedlys leidžia patikslinti duomenis prieš išsaugant. Failų skaičius neribojamas. Kai pasirenkate kelis PDF, jie visi iš karto atsiranda importo eilutėje viršuje, o atpažinimas vyksta serveryje po vieną — puslapį galima uždaryti ar išeiti į kitą ekraną, darbas nenutrūks. Failas, kurio nepavyko įkelti (per didelis, nutrūkęs ryšys, baigėsi DI žetonai), lieka eilutėje su klaidos paaiškinimu — taip matyti, kurie failai priimti, o kurie ne.

Dar prieš atpažinimą sistema patikrina, ar toks pat failas jau nebuvo įkeltas — ar iš jo jau sukurta sąskaita, ar jis dar laukia importo eilėje. Tokio dublikato DI neatpažįsta, todėl žetonai neišleidžiami: eilutėje jis pažymimas kaip dublikatas su nuoroda į esamą sąskaitą ar failą. Jei dokumentą vis dėlto reikia atpažinti dar kartą, spauskite „Vis tiek atpažinti". Tikrinamas pats failas: tas pats dokumentas, iš naujo atsisiųstas iš tiekėjo sistemos ar nuskenuotas dar kartą, dažniausiai yra kitas failas, todėl bus atpažintas įprastai.

Kai tiekėjas kataloge jau yra, bet nesutapatinamas

Tiekėją su katalogu sistema tapatina pagal įmonės ir PVM kodus. Jei PDF tokį kodą turi, o kataloge esanti kortelė — ne, automatiškai jie nesujungiami, ir vedlys pasiūlo kurti naują partnerį. Tokiu atveju, kai pavadinimas vis dėlto sutampa, partnerio žingsnyje parodoma geltona juosta „Panašu, kad tai «kodas» «pavadinimas»":

• „Naudoti esamą" — sąskaita priskiriama esamai kortelei, o iš PDF atpažinti duomenys papildo tik tuos jos laukus, kurie dar tušti (užpildytos reikšmės neperrašomos).
• „Sukurti naują" — jei tai tikrai kitas subjektas.

Taip dublikatas nesukuriamas dar prieš jam atsirandant. Jei kortelės vis dėlto jau išsiskyrė, jas galima sujungti — žr. Apskaita → Partneriai, „Dubliuotų partnerių sujungimas".