Registracija VMI (i.EKA)

Prieš pradedant priimti pardavimus, kiekvienas kasos aparatas turi būti užregistruotas Valstybinės mokesčių inspekcijos i.EKA sistemoje. JARS Apskaita šį procesą automatizuoja per integruotą registracijos vedlį.

Prielaidos

Prieš pradedant registraciją reikia turėti sukurtą kasos aparato įrašą sistemoje (žr. Kasos aparato sukūrimas). Automatiniame kelyje sistema reikalingus techninius sertifikatus sugeneruoja pati; rankinis kelias naudoja iš VMI gautus sertifikatus.

Įmonės kortelėje (Nustatymai → Įmonės nustatymai → Pagrindiniai) taip pat turi būti teisingai nurodyta:

• Subjekto tipas — Juridinis asmuo arba Individuali veikla.
• Įmonės kodas / Asmens kodas — juridiniam asmeniui įmonės kodas, individualiai veiklai — asmens kodas (11 skaitmenų), ne pažymos numeris.
• Pavadinimas — individualiai veiklai būtina formatu „Vardenis Pavardenis" (sistema dalija pagal pirmą tarpą siunčiant duomenis į VMI).

Jei kuris nors iš šių laukų netinkamas, pirmas vedlio žingsnis (verslo adresų užklausa iš VMI) grąžins klaidą apie trūkstamus duomenis.

PVM kodas (tame pačiame skirtuke) registracijai nereikalingas, tačiau kol jo nėra, kasos aparatu negalima išduoti kvito su PVM. Kasos aparatas kodą ima iš įmonės kortelės kiekvienam dokumentui, todėl PVM mokėtoja tapusi įmonė jį tiesiog įrašo kortelėje: kasos aparato iš naujo registruoti ir jo registracijos duomenų VMI keisti nereikia. Kodą galima įrašyti ar pakeisti tik tada, kai nė viename kasos aparate nėra atidarytos fiskalinės dienos, todėl pirmiausia suformuokite ataskaitą (Z).

Aplinkos: demo vs. production

i.EKA turi dvi atskiras aplinkas:

• Demo — bandymams ir mokymams. Nemokama, duomenys nesaugomi realiame VMI registre. Aparatą šioje aplinkoje užregistruojate patys.
• Production — realiems pardavimams, registruoti aparatai įtraukiami į VMI registrą. Šioje aplinkoje aparatą užregistruoja aptarnavimo įmonė UAB „Sistemium“, kuri turi Lietuvos metrologijos inspekcijos sertifikatą Nr. 207, o jūs vedlyje pateikiate prašymą.

Vedlys leidžia pasirinkti, į kurią aplinką registruosite aparatą. Bandymo metu rekomenduojama pirmiausia pereiti visą procesą demo aplinkoje.

Prašymas tikrajai aplinkai

Tikrojoje aplinkoje kasas registruojame įmonėms, kurios turi mokamą JARS planą. Prieš pateikdami prašymą:

1. VMI i.EKA portale pridėkite Sistemium kaip įgaliotą aptarnavimo įmonę. Be to VMI neleidžia mums užregistruoti jūsų kasos.
2. Patikrinkite įmonės kortelėje (Nustatymai → Įmonė) įmonės kodą ir subjekto tipą.

Kasos kortelėje paspauskite „Registruoti i.EKA", pasirinkite aplinką „Tikroji (PROD)" ir „Pateikti prašymą Sistemium". Nurodykite paskirtį, kur aparatas stovi ir kontaktinį asmenį; individualią veiklą vykdantis asmuo papildomai nurodo savininko duomenis taip, kaip juos žino VMI. Sistemium patikrina įmonę ir užregistruoja aparatą VMI. Prašymo būsena (laukia, atmestas su priežastimi, užregistruotas) rodoma kasos aparato kortelėje ir kasos aparatų nustatymų sąraše; kol prašymas laukia, jį galima atsiimti.

Kasa, užregistruota naudojimui, yra mokama: sąskaita išrašoma užregistravus aparatą, kaina nurodyta puslapyje app.jars.lt/ieka. Kasa, užregistruota mokymui, nemokama. Mokymo paskirties aparato dokumentų negalima išduoti pirkėjams, kurie atsiskaito už prekes ar paslaugas.

Vedlys taip pat klausia paskirties: Naudojimui (įprastas kasos aparatas) arba Mokymui (kasininkų mokymams). Ji perduodama VMI registruojant aparatą.

Įmonėje demo aplinkoje arba mokymui užregistruoto kasos aparato operacijos į apskaitą neįtraukiamos. Dokumentai formuojami VMI kaip įprastai, bet nepatenka nei į didžiąją knygą, nei į PVM deklaraciją, nei į kasos knygą. Taip bandomieji pardavimai nesumaišomi su tikrais. Apie tai primenama kasos aparato kortelėje, kasos operacijos lange ir terminale. Išimtis — sistemos administratoriaus pažymėtos testinės įmonės (pvz., demonstracinės): jose tokių aparatų operacijos įtraukiamos į apskaitą kaip ir visų kitų.

Mokymui užregistruoto aparato kvitų antraštėje, po jūsų pačių nurodytų eilučių, automatiškai spausdinamos dar dvi eilutės: MOKYMO KASOS APARATAS ir Dokumentas pirkėjui neišduodamas. Tą patį rodo ir šios kasos terminalas. Taip yra todėl, kad VMI tokio aparato dokumentų neleidžia išduoti pirkėjams, atsiskaičiusiems už prekes ar paslaugas. Šių eilučių keisti ar išjungti negalima, o jos įrašomos ir į elektroninę kontrolinę juostą (EKJ), kad juosta sutaptų su popieriumi. Šios eilutės netaikomos X, Z ir laikotarpio ataskaitoms.

Aparato, užregistruoto VMI demo aplinkoje, kvitų antraštėje taip pat automatiškai spausdinamos dvi eilutės: DEMONSTRACINĖ APLINKA ir Dokumentas pirkėjui neišduodamas, nepriklausomai nuo to, kam aparatas užregistruotas. Mokymui skirtas aparatas demo aplinkoje turi abi žymas: DEMONSTRACINĖ APLINKA, MOKYMO KASOS APARATAS ir vieną eilutę Dokumentas pirkėjui neišduodamas. Jos spausdinamos ir įrašomos taip pat, o keisti ar išjungti jų negalima.

Vedlio paleidimas

Svarbu: Mygtukas „Registruoti i.EKA" matomas tik dar neužregistruoto ir aktyvaus kasos aparato kortelėje. Deaktyvuoto aparato registruoti negalima: pirmiausia jį vėl aktyvuokite (žr. Aparato deaktyvavimas). Kasos aparatas registruojamas vieną kartą. Užregistruoto aparato iš naujo registruoti negalima: automatinis kelias VMI užregistruotų antrą kasos aparatą su nauju numeriu ir sertifikatu, o pirmasis liktų registruotas. Užregistruoto aparato sertifikatas atnaujinamas jo kortelėje (žr. Ką daryti gavus šį pranešimą), o kitam kasos aparatui sukuriama nauja kortelė.

Registruoti galima ir naršyklėje, ir JARS stalinėje programoje: visi vedlio žingsniai atliekami JARS serveryje, ir transporto sertifikatas saugomas ten, o ne įrenginyje.

Atidarę kasos aparato kortelę paspauskite „Registruoti i.EKA". Vedlys siūlo du registracijos kelius:

1. Automatinis — sistema bendrauja su VMI tiesiogiai per i.EKA SOAP paslaugą; jokios papildomos prieigos iš naudotojo pusės nereikia.
2. Rankinis — naudojamas, jei kasos aparatas jau užregistruotas VMI ne per JARS, o JARS kortelėje registracijos dar nėra. Jau gauti registracijos duomenys (Nr., ID, lokacijos UID) ir sertifikatas įkeliami į JARS rankiniu būdu.

Automatinis kelias

Vedlys atlieka šiuos žingsnius:

1. Įmonės duomenys — pasirenkamas verslo veiklos adresas iš VMI gauto sąrašo (getBusinessAddresses).
2. Modelis ir versija — pasirenkamas kasos aparato modelis bei aparatūros / programinės įrangos versijos iš VMI gauto sąrašo. Taip pat pasirenkamas sertifikuotas darbuotojas, atliekantis registraciją.
3. Patikrinimas ir registracija — duomenys pateikiami VMI, kuri grąžina registracijos numerį ir vidinį registracijos ID (registrationID). Šie duomenys automatiškai išsaugomi kasos aparato kortelėje.

Rankinis kelias

Naudojamas, jei registracija jau atlikta VMI portale arba per TAS:

1. Detalės — įvedami iš VMI gauti Registracijos Nr, Registracijos ID ir Lokacijos UID, ir nurodoma, kokiai aplinkai ir paskirčiai aparatas buvo užregistruotas.
2. Sertifikatas — įkeliamas iš VMI gautas PEM formato sertifikatas ir privatusis raktas (jį generuoja JARS arba TAS). Failai įkeliami per Įkelti failą ar nukopijuojant turinį į teksto laukus.
3. Testas — patikrinama, kad ryšys su VMI iš JARS serverio veikia naudojant įkeltą sertifikatą.

Po sėkmingos registracijos

Kasos aparato kortelėje atsiranda skirtukas i.EKA, kuriame matyti:

• VMI registracijos numeris ir registracijos ID.
• Sertifikatas galioja iki — diena, kurią baigiasi kasos aparato transporto sertifikato galiojimas. Likus 30 dienų ji rodoma geltonai, pasibaigus — raudonai.
• Ryšio su VMI patikrinimas: atidarius kortelę jis atliekamas automatiškai, o pavykęs pažymimas žaliai (OK).

Tik po šio žingsnio aparatui galima susieti POS terminalą ir pradėti priimti pardavimus.

Sertifikato galiojimas ir įspėjimas ataskaitose

Kasos aparato ryšys su i.EKA remiasi transporto sertifikatu, o jo galiojimas yra terminuotas. Likus ne mažiau kaip 30 dienų iki aktyvaus sertifikato galiojimo pabaigos kasos aparatas įrašo įspėjamąjį pranešimą į kiekvieną fiskalinę ataskaitą. Tai nustato Kasos aparatų techninių reikalavimų aprašo (VA-40) 28 punktas.

Pranešimas yra viena eilutė, kurioje nurodoma sertifikato galiojimo pabaigos data:

Įspėjimas: sertifikatas galioja iki 2026-09-15.

Jis spausdinamas visose keturiose ataskaitose — dienos fiskalinėje (Z), dienos tarpinėje (X), suminėje ir išsamioje — iškart po ataskaitos pavadinimu, ir kartojasi kiekvienoje jų tol, kol sertifikatas atnaujinamas. Pranešimas taip pat išsaugomas juostos įraše, todėl matomas ir skirtuke EKJ.

Kol įspėjimo nėra, eilutės ataskaitose taip pat nėra: tuščia eilutė reikštų, kad sertifikatas tikrintas ir data nežinoma.

Ką daryti gavus šį pranešimą

Pranešimas reiškia, kad sertifikatą reikia atnaujinti. Naujas sertifikatas gaunamas ne kasos aparate, o VMI i.EKA posistemyje (VA-40 62.3–62.7 ir 63 p.), o JARS jį įkelia vietoje senojo:

1. i.EKA posistemyje inicijuokite sertifikato atnaujinimą ir gaukite naują sertifikatą su privačiuoju raktu (PEM).
2. Atidarykite kasos aparato kortelę ir skirtuke i.EKA paspauskite „Atnaujinti sertifikatą". Vedlys atsidaro jau užpildytas: registracijos numeris, registracijos ID, vietos UID, aplinka ir paskirtis paimami iš kortelės ir nekeičiami, nes atnaujinimas pakeičia tik sertifikatą ir raktą. Žingsnyje Sertifikatas įkelkite naują sertifikatą ir raktą.
3. Žingsnyje Testas paspauskite „Patikrinti ir atnaujinti". JARS patikrina, ar raktas tinka sertifikatui (VA-40 62.7.1 p.) ir ar sertifikatas galioja, tada su nauju sertifikatu prisijungia prie VMI. Senąjį sertifikatą jis pakeičia tik VMI priėmus naująjį, todėl nepavykus kasos aparatas toliau dirba su senuoju. Ką tik išduoto sertifikato VMI gali dar nepriimti — tada po kelių minučių bandykite dar kartą.

Po atnaujinimo skirtuke i.EKA atsinaujina Sertifikatas galioja iki, o įspėjimas iš naujai formuojamų ataskaitų dingsta savaime: jis skaičiuojamas iš paties sertifikato, o ne saugomas atskirai.

Neatidėliokite iki galiojimo pabaigos. Virtualios fiskalizacijos ryšys su i.EKA remiasi abipusiu TLS, todėl su pasibaigusio galiojimo sertifikatu jungtis apskritai neužsimezga: kasos aparatas nebegali nei pateikti kvitų, nei uždaryti fiskalinės dienos. Būtent tam 28 punkto įspėjimas ir duodamas 30 dienų iš anksto.

Sertifikatą galima atnaujinti bet kada — laukti, kol pasirodys įspėjimas, nebūtina.

Aparato deaktyvavimas

Kasos aparato, kuriame jau yra kasos orderių ar kvitų, ištrinti negalima: dokumentai lieka susieti su juo. Kol aparato fiskalinė diena atidaryta, ištrinti negalima ir aparato be dokumentų (dieną atidaro ir X ataskaita): pirmiau suformuokite jo dienos ataskaitą (Z), nes ištrinto aparato dienos uždaryti nebebūtų kaip. VMI tikrojoje aplinkoje užregistruoto aparato ištrinti negalima visai, net jei jame nėra dokumentų ar VMI jį jau išregistravo: VMI registre jis lieka, todėl lieka ir jo kortelė JARS. Ištrinti galima tik VMI demo aplinkoje užregistruotą arba visai neregistruotą aparatą, ir tik patvirtinus. Kartu su demo aplinkoje užregistruotu aparatu negrįžtamai ištrinami ir jo i.EKA transporto sertifikatas bei privatusis raktas, nebent juos naudoja ir kitas aparatas. Nebenaudojamą aparatą galima deaktyvuoti:

1. Užbaikite dieną. Užregistruokite arba ištrinkite šio aparato juodraščius ir suformuokite dienos fiskalinę ataskaitą (Z). Kol fiskalinė diena atidaryta, aparato deaktyvuoti negalima: deaktyvuotas aparatas nebesiūlomas kasos operacijų lange, kuriame formuojama dienos ataskaita, o fiskalinė diena turi būti uždaryta per 24 valandas. Deaktyvuoti negalima ir tol, kol neišspręstas aparato i.EKA registracijos prašymas: atšaukite jį kortelėje arba palaukite sprendimo.
2. Kasos aparato kortelėje nuimkite žymę „Aktyvi" ir išsaugokite. Sąraše Nustatymai → Atsiskaitymo vietos aparato būsena tampa Neaktyvus.
3. Jei terminalo nebenaudosite, atšaukite jį skiltyje Nustatymai → Įrenginiai (žr. Įrenginio susiejimas).

Deaktyvuotame aparate nieko naujo pradėti negalima, ir tai tikrina pats serveris, ne tik ekranai. Jame negalima sukurti kasos orderio ar kvito, perkelti į jį juodraščio, užregistruoti jo juodraščio, grąžinti per jį komandiruotės likučio grynaisiais, susieti su juo terminalo, registruoti jo i.EKA ar pateikti registracijos prašymo. Iš integracijų atsiųsti pardavimai į jį neįrašomi. Juodraštį, likusį deaktyvuotame aparate, perkelkite į aktyvų aparatą arba ištrinkite. Kvitą, kurį VMI jau užregistravo, galima užregistruoti apskaitoje ir deaktyvuotame aparate.

Jau susietas terminalas lieka prijungtas ir viršuje rodo, kad kasa neaktyvi. Naujo pardavimo ar kasos operacijos juo pradėti negalima, tačiau grąžinimai, anuliavimai, X ir Z ataskaitos bei elektroninė kontrolinė juosta veikia, todėl juo galima užbaigti tai, kas aparate jau yra.

Deaktyvuoto aparato dokumentai lieka: kasos operacijų sąraše jie rodomi pasirinkus visas kasas, o jo kasos knygą ir fiskalines ataskaitas galima formuoti ir toliau. Aparatą bet kada galima vėl aktyvuoti, jo kortelėje pažymėjus „Aktyvi".

Deaktyvavimas JARS nekeičia aparato registracijos VMI: i.EKA jis lieka užregistruotas. Tikrojoje aplinkoje naudojimui užregistruotas aparatas apmokestinamas mėnesio mokesčiu tol, kol VMI jis nesustabdytas ar neišregistruotas. Laikinai nenaudojamą aparatą galima sustabdyti kortelės skirtuke i.EKA. Galutinis išregistravimas iš VMI registro atliekamas atskirai per VMI portalą.