Projekto pelningumas
Sutarties vertė, sąnaudų biudžetas ir kas iš jų matoma ataskaitoje.
Buhalterinė knyga jau žino, kas projektui išrašyta ir kas jam išleista — jei sąskaitos ir įrašai pažymėti projekto matmeniu, pajamos ir sąnaudos pagal projektą susirenka savaime. Bet knyga niekada nežinojo dviejų dalykų: kiek su klientu iš viso sutarta ir kiek numatyta išleisti. Šie du skaičiai dabar įvedami tiesiai projekto kortelėje, o kartu su knygos duomenimis sudaro projekto pelningumo vaizdą.
Du laukeliai
Projekto kortelėje (Nustatymai → Projektai) atsirado du nauji laukeliai:
| Laukas | Reikšmė |
|---|---|
| Sutarties vertė (be PVM) | Su klientu sutarta viso projekto kaina. |
| Sąnaudų biudžetas (be PVM) | Numatoma viso projekto savikaina. |
Abu neprivalomi. Ir abu — be PVM: pinigų sumos be pridėtinės vertės mokesčio.
Jei įrašysite sumą su PVM, projekto marža bus klaidinga tiksliai PVM tarifo dydžiu — ir niekas apie tai neįspės. Laukelis priima bet kokį skaičių, kokį įvesite; sistema nežino, kokia kaina buvo sutarta iš tikrųjų, ir sutarties vertės su sąskaitų suma nelygina.
Ataskaita
Ataskaitos → Projektų pelningumas rodo kiekvieno projekto rezultatą vienoje lentelėje.
| Stulpelis | Reikšmė |
|---|---|
| Projektas | Kodas ir pavadinimas. Užbaigto projekto eilutėje papildomai — ženklas „Užbaigtas" su data. |
| Sutarties vertė | Kortelėje įvesta suma; brūkšnys, jei nesutarta. |
| Išrašyta | Visų šiam projektui pažymėtų pardavimo sąskaitų suma nuo projekto pradžios. |
| Liko išrašyti | Sutarties vertė minus išrašyta. Brūkšnys, jei sutarties vertė nesutarta — o ne nulis, nes „nieko nebeliko išrašyti" ir „nežinoma, kiek liko" yra du skirtingi teiginiai. |
| Neapmokėta | Projekto gautinos sumos likutis pagal buhalterinę knygą (žr. kitą skyrių). |
| Sąnaudos | Visos šiam projektui priskirtos sąnaudos nuo projekto pradžios. |
| Sąnaudų biudžetas | Kortelėje įvesta suma; brūkšnys, jei nesutarta. |
| Marža šiai dienai | Išrašyta minus sąnaudos. Visada skaičius — abi dedamosios visada žinomos iš knygos. |
| Prognozuojama marža | Sutarties vertė minus sąnaudų biudžetas. Brūkšnys, jei trūksta bent vieno iš dviejų. |
Laukelis „Būklė datai" viršuje nustato ribą, iki kurios skaičiuojama — ne laikotarpį. Kiekvienas skaičius yra kaupiamasis nuo projekto pradžios iki nurodytos datos, o ne, pavyzdžiui, to mėnesio ar tų metų suma.
„Nepriskirta" eilutė
Lentelės apačioje visada rodoma eilutė „Nepriskirta" — net kai jos reikšmės lygios nuliui. Į ją patenka kiekvienas buhalterinis įrašas, kuriame yra pajamų, sąnaudų ar gautinos sumos sąskaita, bet nėra jokio projekto žymos.
Tai ne klaida. Nemaža dalis įmonės apyvartos gali vykti visiškai be projektų — tokiai apyvartai ši eilutė ir skirta.
Vienas atvejis, dėl kurio šią eilutę verta stebėti: kliento mokėjimas, banke įrašytas be projekto žymos. Tada projekto gautina suma stulpelyje „Neapmokėta" lieka tokia, lyg pinigai niekada nebūtų atėję — klientas atrodo neapmokėjęs, nors mokėjimas realiai gautas, tiesiog nepriskirtas.
Du būdai to išvengti:
- Pažymėti banko eilutę projektu kiekvieną kartą įvedant mokėjimą.
- Padaryti matmenį privalomą sąskaitai, per kurią projekto pinigai praeina — dažniausiai gautinų sumų sąskaitai (žr. Privaloma analitika). Tada dokumento be projekto žymos patvirtinti nepavyks.
Ta pati priemonė veikia ir pardavimo pajamų sąskaitai — bet čia reikia atsargumo: jei įmonė dalį prekių ar paslaugų parduoda ir be projektų, privaloma analitika pajamų sąskaitai blokuotų kiekvieną tokį pardavimą, ne tik tuos, kurie iš tikrųjų priklauso projektui.
Užbaigtas projektas
Projekto kortelėje yra du atskiri būdai jį pažymėti kaip nebenaudojamą — ir jie ne tas pats.
- Užbaigimo data sako, kad darbas baigtas. Projektas lieka aktyvus.
- Varnelės „Aktyvus" nuėmimas projektą archyvuoja.
Abu vienodai nustoja siūlyti projektą, kai žymite naują dokumentą — nei užbaigto, nei archyvuoto projekto pasirinkimų sąraše daugiau nerasite.
Skiriasi tai, kas nutinka ataskaitoje:
Užbaigtas projektas lieka registre su galutine marža. Jo eilutėje atsiranda ženklas „Užbaigtas" su data, o kortelėje maržos laukelis pervadinamas iš „Marža šiai dienai" į „Galutinė marža" — skaičius nebe tarpinis, o galutinis atsakymas.
Archyvuotas projektas iš registro nedingsta, jei jame yra bent viena apskaitos operacija — jo istorija ir toliau matoma, tiesiog be ženklo „Užbaigtas". Numatytai paslepiamas tik archyvuotas projektas, kuriame apskritai niekada nebuvo jokio judėjimo — o ir tą galima grąžinti varnele „Rodyti archyvuotus" virš lentelės.
Todėl baigtą darbą, apie kurį jau yra sąskaitų ar sąnaudų, saugiau užbaigti, o ne tik archyvuoti: tada registras iš karto parodo, kad marža yra galutinė, o ne tik kad projektas nebenaudojamas.
Ir dar viena detalė: užbaigtas projektas paprastai matomas visuose dokumentuose, kurie jį jau turėjo prieš užbaigiant. Atidarius seną baigto darbo sąskaitą, jos projekto laukelis rodomas kaip įprastai — pasirinkimų sąraše jo tiesiog nebelieka naujiems įrašams.
Kortelė
Paspaudus projekto eilutę registre, atsidaro jo kortelė: tie patys skaičiai kaip registro eilutėje, tik vieno projekto ir su dviem papildomomis dalimis apačioje.
Pelno (nuostolių) ataskaita — tas pats statutinis blankas, kokiu remiasi įmonės finansinės ataskaitos, tik susiaurintas iki vieno projekto eilučių. Kelios jo eilutės — palūkanos, pelno mokestis, kita veikla — kortelėje matomos, bet pažymėtos „Į maržą neįskaičiuota": jos priklauso visai įmonei, o ne konkrečiam darbui, todėl į projekto maržą nesumuojamos.
Pinigų srautai — kitoks skaičius nei „Neapmokėta". „Neapmokėta" yra buhalterinis likutis: kiek pagal gautinų sumų sąskaitą projektas dar skolingas. Pinigų srautai rodo, kas realiai atėjo ir išėjo per banką ar kasą, mėnesiais — tai atsako į klausimą „ar pinigai atėjo", o „Neapmokėta" atsako į „ar dar skolinga". Skaičius pinigų srautuose atsiranda tik tada, kai banko ar kasos operacija buvo pažymėta šiuo projektu — nepažymėta operacija atsiduria „Nepriskirta" eilutėje, ne šioje lentelėje.
Kodėl projekto kortelė ir metinė pelno ataskaita nesutampa
Ilgai trunkančio projekto viduryje kortelės marža ir įmonės metinė pelno ataskaita gali rodyti skirtingus skaičius. Priežastis — ne klaida, o VAS 10 pajamų pripažinimo taisyklė: pajamos pripažįstamos sąskaitos data, o ne tuo metu, kai darbas realiai atliekamas.
Jei projektas vykdomas jau kelis mėnesius, sąnaudos patiriamos kiekvieną mėnesį, o sąskaita klientui bus išrašyta tik darbų pabaigoje, metinė pelno ataskaita už einamuosius metus rodys mažesnį pelną, negu iš tikrųjų sukurta: sąnaudos jau knygose, o jas atitinkančios pajamos dar neišrašytos ir todėl niekur nepripažintos.
Nė vienas skaičius čia neklaidingas — jie atsako į skirtingus klausimus. Metinė ataskaita rodo kalendorinių metų rezultatą pagal apskaitos principus. Projekto kortelė, kaip minėta, kaupiama nuo pat projekto pradžios, ir kalendorinių metų riba jai reikšmės neturi. Todėl daugiamečio projekto tikrą pelningumą saugiausia vertinti pagal jo kortelę, o ne pagal vienų metų pelno ataskaitą.